Kriterien für RPA-Prozesse: Was zählt wirklich?

Johannes Humbert
vor 4 Tagen
5 Min. Lesezeit

Aktualisiert: vor 2 Tagen

Effizient automatisieren: Die wichtigsten Kriterien für RPA-Prozesse

Die Auswahl der richtigen Prozesse für Robotic Process Automation (RPA) entscheidet über den Erfolg Ihres Projekts. Hier sind die zentralen Kriterien, die Sie beachten sollten:

Technische Eignung: Prozesse müssen stabil, regelbasiert und mit strukturierten Daten ausführbar sein.
Strategischer Nutzen: Automatisierung sollte Kosten senken, Fehler minimieren und Zeit sparen.
Organisatorische Bereitschaft: Change Management, klare Verantwortlichkeiten und verfügbare Ressourcen sind essenziell.

Schnellüberblick:

Kriterium	Beschreibung
Prozessstabilität	Klar definierte und dokumentierte Abläufe.
Datenqualität	Strukturierte, digitale Daten erforderlich.
ROI-Potenzial	Hohe Einsparungen und Effizienzgewinne.
Mitarbeiterakzeptanz	Schulungen und Kommunikation sind entscheidend.

Ein strukturierter Ansatz wie das makematiq Selection Framework kombiniert Technologie, Strategie und Change Management, um Automatisierungsziele effektiv zu erreichen. Beginnen Sie mit einer klaren Planung und binden Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig ein.

1. makematiq Selection Framework

Das makematiq Selection Framework basiert auf einem dreistufigen Modell: technische Voraussetzungen, strategischer Nutzen und organisatorische Bereitschaft. Dieser Ansatz hilft dabei, die besten Prozesse für RPA-Implementierungen zu identifizieren.

Technische Eignung

Die technische Analyse prüft, ob ein Prozess für die Automatisierung geeignet ist. Dabei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

Prozessstabilität: Der Prozess muss klar definiert und dokumentiert sein.
Datenqualität: Es sollten strukturierte, digitale Daten vorliegen.
Systemkompatibilität: Die beteiligten Systeme müssen zugänglich sein.
Regelbasierung: Der Prozess sollte auf klaren, logischen Regeln basieren.

Strategischer Nutzen

Hier wird der geschäftliche Mehrwert der Automatisierung bewertet. Die wichtigsten Kriterien sind:

Kriterium	Beschreibung	Gewichtung
ROI-Potenzial	Einsparungen und Effizienzgewinne	Hoch
Prozessvolumen	Häufigkeit der Prozessdurchführung	Mittel
Fehlerreduktion	Verbesserung der Prozessqualität	Mittel
Skalierbarkeit	Übertragbarkeit auf ähnliche Prozesse	Niedrig

Organisatorische Bereitschaft

1. Change Management

Die Einführung von RPA muss von den Mitarbeitenden aktiv mitgetragen werden. Dazu gehören Schulungen, klare Kommunikation und der Aufbau digitaler Kompetenzen.

2. Governance-Strukturen

Es müssen klare Verantwortlichkeiten und Prozesse definiert werden, insbesondere für:

Entwicklung und Wartung von RPA
Qualitätssicherung
Dokumentation
Einhaltung von Compliance-Vorgaben

3. Ressourcenverfügbarkeit

Es braucht sowohl technische als auch personelle Ressourcen, um die Implementierung, den Betrieb und die Weiterentwicklung sicherzustellen.

Das Framework bietet eine strukturierte Methode, um potenzielle RPA-Kandidaten zu bewerten. Es berücksichtigt alle relevanten Aspekte und erhöht so die Erfolgschancen von Automatisierungsprojekten.

2. Standardmethoden zur Auswahl von RPA-Prozessen

Die üblichen Methoden zur Auswahl von RPA-Prozessen konzentrieren sich auf zwei Hauptbereiche: die Bewertung der Prozesskomplexität und die Analyse möglicher Effizienzgewinne. Diese Ansätze helfen dabei, Prozesse zu identifizieren, die sich besonders gut für die Automatisierung eignen. Im Vergleich zum makematiq Framework bieten diese Standardmethoden eine fokussierte Grundlage für die Bewertung.

Bewertung der Prozesskomplexität

Um die Komplexität eines Prozesses zu bewerten, werden folgende Kriterien herangezogen:

Prozessschritte: Wie viele Arbeitsschritte umfasst der Prozess? Ein klar strukturierter Ablauf ist einfacher zu automatisieren.
Dateneingabetypen: Welche Art von Daten wird verarbeitet? Strukturierte Daten sind für die Automatisierung besser geeignet.
Entscheidungspunkte: Wie viele Verzweigungen gibt es im Prozess? Weniger Entscheidungsvarianten erleichtern die Umsetzung.
Ausnahmebehandlung: Wie oft treten Sonderfälle auf, und wie komplex sind diese? Je weniger Variabilität bei Ausnahmen, desto stabiler die Automatisierung.

Analyse der Effizienz

Die Effizienzanalyse konzentriert sich auf drei zentrale Punkte:

Zeitersparnis: Wie viel Zeit wird durch die Automatisierung im Vergleich zur manuellen Bearbeitung eingespart?
Fehlerreduktion: Automatisierung kann Eingabefehler minimieren. Die Analyse der bisherigen Fehlerquote und ihrer Kosten liefert wichtige Hinweise.
Kosteneinsparung: Hier wird geprüft, wie sich die Personalkosten und andere betriebliche Ausgaben durch die Automatisierung verändern.

Einsatz einer Entscheidungsmatrix

Eine häufig genutzte Methode zur finalen Bewertung ist die gewichtete Entscheidungsmatrix. In dieser Matrix werden verschiedene Kriterien wie Prozessvolumen, Standardisierungsgrad, Fehlerhäufigkeit und die Anzahl der eingesetzten Systeme erfasst und gewichtet. Diese strukturierte Herangehensweise hilft dabei, Automatisierungspotenziale klar zu priorisieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Methodenvergleich

Das makematiq Selection Framework bietet durch seinen integrierten Ansatz deutliche Vorteile. Während herkömmliche Methoden oft nur technische oder operative Kennzahlen berücksichtigen, kombiniert dieses Framework Technologie, Strategie und organisatorische Veränderungen.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen Standardmethoden und dem makematiq Selection Framework auf:

Kriterium	Standardmethoden	makematiq Selection Framework
Ganzheitlicher Ansatz	Fokus auf technische und operative Aspekte	Kombination aus Technologie, Strategie und organisatorischem Wandel
Ergebnisorientierung	Operative Kennzahlen im Vordergrund	Ausrichtung auf messbare Ergebnisse wie Umsatzsteigerung oder Kostensenkung
Change Management	Häufig nicht berücksichtigt	Integration von Change Management zur Unterstützung der Digitalisierung
Skalierbarkeit	Eingeschränkte Anpassung an größere Transformationen	Entwickelt für dynamische Geschäftsanforderungen

Das makematiq Framework hebt sich dadurch hervor, dass es nicht nur operative Ziele verfolgt, sondern auch strategische und organisatorische Aspekte stärkt, um langfristige digitale Transformationen erfolgreich umzusetzen.

Fazit

Eine erfolgreiche Einführung von RPA erfordert einen klaren, gut durchdachten Ansatz, der sowohl die Geschäftsziele als auch spezifische Anforderungen berücksichtigt. Daraus ergeben sich drei zentrale Empfehlungen:

Strategische Planung vor technischer UmsetzungEine klare Vision und präzise Zielsetzungen sind entscheidend. Unternehmen sollten ihre Geschäftsziele definieren und darauf basierend die Anforderungen an die Automatisierung festlegen.

Effizientes Prototyping nutzenPrototyping hilft, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und Anpassungen schnell vorzunehmen. Dieser Ansatz ermöglicht:

Risiken frühzeitig zu identifizieren
Die Machbarkeit der Automatisierung zu prüfen
Anpassungen kostenschonend umzusetzen

Change Management als Schlüssel zum ErfolgDer Erfolg von RPA hängt stark von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Ein durchdachtes Change Management sollte folgende Aspekte abdecken:

Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter
Gezielte Schulungen und Kompetenzaufbau
Offene und transparente Kommunikation

Die Kombination aus technologischen Lösungen und einem strukturierten Change Management ist entscheidend, um die digitale Transformation langfristig erfolgreich zu gestalten. Dabei sollte stets ein Gleichgewicht zwischen technologischem Fortschritt und organisatorischem Wandel im Fokus stehen.

FAQs

Welche Kriterien machen Prozesse ideal für RPA, und wie lassen sich diese erkennen?

Prozesse eignen sich besonders für Robotic Process Automation (RPA), wenn sie wiederholbar, regelbasiert und auf strukturierten Daten basieren. Typische Beispiele sind Dateneingaben, Rechnungsverarbeitung oder die Bearbeitung von Standardanfragen.

Um solche Prozesse zu identifizieren, analysieren Unternehmen am besten ihre Arbeitsabläufe und suchen nach manuellen, sich wiederholenden Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Auch Prozesse mit hohem Fehlerpotenzial durch manuelle Eingaben sind oft gute Kandidaten.

makematiq unterstützt Unternehmen dabei, solche Prozesse zu erkennen und durch gezielte Automatisierung effizienter und fehlerfreier zu gestalten.

Wie kann das makematiq Selection Framework die Erfolgsaussichten meiner RPA-Projekte verbessern?

Das makematiq Selection Framework wurde entwickelt, um die Auswahl von Prozessen für RPA strategisch zu optimieren. Es hilft, Prozesse anhand klar definierter Kriterien wie Automatisierungspotenzial, Kosten-Nutzen-Verhältnis und technischer Machbarkeit zu bewerten. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Ressourcen gezielt auf die vielversprechendsten Projekte konzentrieren.

Im Vergleich zu Standardansätzen bietet das Framework eine strukturierte und datengetriebene Grundlage, die speziell auf die Bedürfnisse von Organisationen in der digitalen Transformation zugeschnitten ist. Dies minimiert Risiken, steigert die Erfolgsquote und sorgt für eine nachhaltige Implementierung von RPA-Lösungen.

Welche Bedeutung hat Change Management bei der Einführung von RPA und wie fördere ich die Akzeptanz meiner Mitarbeiter?

Change Management ist ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Einführung von Robotic Process Automation (RPA). Es hilft, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu fördern und Widerstände gegen Veränderungen abzubauen. Ohne ein durchdachtes Change Management kann selbst die beste Technologie scheitern.

Um die Akzeptanz zu erhöhen, sollten Sie klare und transparente Kommunikation sicherstellen. Erklären Sie den Mitarbeitern die Vorteile von RPA, wie Effizienzsteigerung und Entlastung bei monotonen Aufgaben. Schulungen und Weiterbildungen sind ebenfalls entscheidend, um Unsicherheiten abzubauen und das Vertrauen in neue Technologien zu stärken.

Zudem ist es wichtig, eine positive digitale Unternehmenskultur zu schaffen, in der sich alle Generationen einbezogen fühlen. Führungskräfte sollten als Vorbilder agieren und den Wandel aktiv unterstützen, um eine nachhaltige Integration von RPA zu ermöglichen.