Ultimativer Leitfaden: RPA-Kosten-Nutzen-Analyse
- Johannes Humbert
- 5. Jan.
- 12 Min. Lesezeit
RPA kann Prozesse effizienter machen, aber ohne klare Kosten-Nutzen-Analyse scheitern viele Projekte.
Die Analyse vergleicht die Gesamtkosten (TCO) mit den Vorteilen wie Zeit- und Kosteneinsparungen. Wichtige Kennzahlen sind ROI, Amortisationszeit und Automatisierungspotenzial. Unternehmen, die datenbasiert vorgehen, erzielen bessere Ergebnisse.
Kernpunkte:
ROI: Ersparnisse durch Automatisierung vs. Bot-Kosten.
Amortisationszeit: Wie schnell rechnet sich die Investition?
Automatisierungspotenzial: Welche Prozesse lohnen sich?
Herausforderungen: Unrealistische Prognosen und fehlende Methodik gefährden den Erfolg. Tools wie Process Mining helfen, geeignete Prozesse zu identifizieren.
Branchenbeispiele:
Finanzen: Automatisierung von Dateneingabe und Kontenabstimmung – ROI bis zu 380 %.
Fertigung: Optimierung von Produktionsplanung und Bestandsverwaltung.
Gesundheitswesen: Effizientere Patientendatenverarbeitung und Compliance.
Eine strukturierte Analyse minimiert Risiken, steigert den Nutzen und erleichtert die digitale Transformation.
Kennzahlen zur Bewertung von RPA-Projekten
Um den Erfolg von RPA-Projekten zu bewerten, braucht es klare und messbare Kennzahlen. Diese helfen Entscheidungsträgern, den Wert einer Investition besser einzuschätzen. Drei zentrale Metriken stehen dabei im Fokus: Return on Investment (ROI), Amortisationszeit und Automatisierungspotenzial. Zusammen liefern sie eine solide Grundlage, um finanzielle und operative Vorteile transparent darzustellen. Im Folgenden werden diese Kennzahlen näher beleuchtet.
Return on Investment (ROI)
Der ROI misst den finanziellen Nutzen eines RPA-Projekts, indem die Kosten für Vollzeitäquivalente (FTE) den jährlichen Kosten für Bots (Entwicklung und Wartung) gegenübergestellt werden. Dabei fließen wichtige Faktoren wie die Anzahl der betroffenen Prozesse, die Mitarbeiterkapazitäten und die Gehälter inklusive Arbeitgeberbeiträge (z. B. Renten- und Versicherungsbeiträge) in die Berechnung ein. Der Netto-ROI ergibt sich aus der Differenz zwischen den aktuellen FTE-Kosten und den jährlichen Bot-Kosten.
„Ein gut durchdachter RPA-Business-Case und eine gründliche ROI-Analyse sind entscheidend für den Erfolg von RPA-Projekten. Sie ermöglichen es Unternehmen, die potenziellen Vorteile und Risiken von Automatisierungslösungen abzuwägen und fundierte Entscheidungen zu treffen." – Lunatec
Interessanterweise zeigt eine Studie von Gartner, dass Unternehmen mit einem formalen Business Case eine deutlich höhere Erfolgsquote erzielen. Allerdings haben 43 % der Unternehmen Schwierigkeiten, den ROI ihrer RPA-Projekte korrekt zu messen. Es ist daher ratsam, nicht nur direkte Kosteneinsparungen, sondern auch indirekte Vorteile wie gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und eine geringere Fehlerquote in die Analyse einzubeziehen.
Amortisationszeit
Die Amortisationszeit ist eine weitere wichtige Kennzahl, da sie zeigt, wie schnell sich eine RPA-Investition bezahlt macht. Im Vergleich zu komplexen IT-Lösungen bietet RPA oft einen schnelleren finanziellen Nutzen. Der Grund: RPA arbeitet direkt auf der Benutzeroberfläche (UI) und erfordert keine aufwendigen API-Integrationen, was die Einstiegskosten erheblich reduziert.
„RPA ist eine wirtschaftlich relevante Alternative, da durch den leichtgewichtigen Automatisierungsansatz schnell ein Return on Investment erreicht werden kann." – Lukas-Valentin Herm et al., Forscher
Diese Kennzahl ist besonders relevant für Entscheidungsträger, die schnelle Erfolge vorweisen müssen. Eine realistische Einschätzung der Amortisationszeit hilft, überzogene Erwartungen zu vermeiden und das Vertrauen in das Projekt zu stärken.
Automatisierungspotenzial
Das Automatisierungspotenzial zeigt, welcher Anteil der Prozesse tatsächlich automatisiert werden kann. Diese Bewertung erfolgt während der Auswahlphase und basiert auf spezifischen Kriterien: Der Prozess sollte regelbasiert, repetitiv und volumenreich sein, bereits digital vorliegen und auf stabilen, standardisierten Abläufen basieren.
Das Potenzial wird anhand von Faktoren wie FTE-Einsparungen, Prozesshäufigkeit und täglichem Zeiteinsatz bei digitalen Aufgaben ermittelt. Studien haben 62 verschiedene Metriken und zehn Bewertungsmethoden zur Beurteilung von RPA-Effekten identifiziert. Dennoch dominieren leistungs- und kostenbezogene Indikatoren die Praxis. Besonders „Long-Tail"-Prozesse – administrative Aufgaben mit hohem Volumen, die für traditionelles Business Process Management oft zu trivial sind – bieten durch RPA häufig einen schnellen finanziellen Nutzen.
Eine strukturierte Analyse mit Process Mining oder Task Mining hilft, die Eignung von Prozessen systematisch zu bewerten. So lassen sich Fehlentscheidungen vermeiden und fundierte Kosten-Nutzen-Analysen erstellen. Diese Kennzahlen bilden die Grundlage für die nächste Phase der Projektbewertung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung einer RPA-Kosten-Nutzen-Analyse
Eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse ist entscheidend, um den wirtschaftlichen Erfolg von RPA-Projekten sicherzustellen. Dabei geht es nicht nur um Zahlen, sondern um eine ganzheitliche Betrachtung aller relevanten Faktoren. Hier sind drei zentrale Schritte, die Ihnen helfen, eine solide Analyse durchzuführen.
Prozesse für die Automatisierung identifizieren
Die Wahl der richtigen Prozesse ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines RPA-Projekts. Interessanterweise scheitern 80 % der RPA-Projekte, weil in der Auswahlphase Fehler gemacht werden. Um dies zu vermeiden, sind datengetriebene Werkzeuge wie Process Mining und Task Mining unverzichtbar. Diese Technologien analysieren Daten wie Event-Logs oder Benutzerinteraktionen (z. B. Klicks, Tastatureingaben), um objektiv zu bewerten, ob ein Prozess für die Automatisierung geeignet ist.
Die besten Kandidaten für RPA sind Prozesse, die regelbasiert, wiederholend und volumenstark sind. Besonders spannend sind sogenannte „Long-Tail“-Prozesse – kleinere, administrative Aufgaben, die einzeln betrachtet unscheinbar wirken, aber zusammen ein großes Potenzial zur Optimierung bieten. Bevor Sie jedoch in die vollständige Automatisierung gehen, sollte ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt werden, um die technische und wirtschaftliche Machbarkeit zu prüfen. Ein wichtiger Tipp: Standardisieren Sie den Prozess, bevor Sie ihn automatisieren. Automatisierung allein löst keine Ineffizienzprobleme, wenn der zugrunde liegende Prozess schlecht gestaltet ist.
Nach der Identifikation der passenden Prozesse geht es an die präzise Schätzung der Kosten.
Kosten schätzen
Eine realistische Kostenschätzung ist der nächste Schritt und umfasst drei Hauptbereiche: Entwicklung, Investition und Betrieb.
Entwicklung: Hierzu zählen Prozessanalyse, Bot-Konfiguration und Tests.
Investition: Dazu gehören Software-Lizenzen und die notwendige Infrastruktur.
Betrieb: Laufende Wartung und Support der Bots.
Die Herausforderung besteht darin, dass es oft an verlässlichen Erfahrungswerten für den Entwicklungsaufwand fehlt. Hier kann die VOFI-Methode (Visualization of Financial Implications) helfen, eine klare Übersicht zu schaffen. Sie ermöglicht es, die Total Cost of Ownership (TCO) den erwarteten Einsparungen gegenüberzustellen.
Ein Aspekt, den Sie nicht übersehen sollten: Wartungskosten. Bots müssen regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere wenn sich die zugrunde liegenden Anwendungen ändern. Die Einrichtung eines Center of Excellence (CoE) kann dabei helfen, klare Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und KPIs zu definieren und so die Personalkosten besser planbar zu machen.
Nutzen quantifizieren
Um den Nutzen zu quantifizieren, sollten Sie sowohl messbare als auch schwer messbare Vorteile berücksichtigen. Eine zentrale Kennzahl ist „Time Savings Times Salary" (TSTS): die eingesparte Arbeitszeit multipliziert mit dem Stundenlohn der Mitarbeiter. Zusätzlich sollten Sie Aspekte wie Fehlerreduktion und den höheren Durchsatz durch den 24/7-Betrieb der Bots in Ihre Berechnungen einfließen lassen.
Neben den messbaren Vorteilen gibt es qualitative Verbesserungen, die nicht direkt in Zahlen ausgedrückt werden können. Dazu gehören bessere Compliance, gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und schnellere Reaktionszeiten. Diese können durch eine Nutzwertanalyse bewertet werden.
Eine vollständige Analyse sollte sowohl die einmaligen Entwicklungskosten als auch die laufenden Lizenz- und Wartungskosten berücksichtigen, um eine realistische Einschätzung des langfristigen Netto-ROI zu erhalten.
Branchenspezifische Beispiele für RPA-Kosten-Nutzen-Analysen
RPA-Anwendungen sind stark von den spezifischen Anforderungen und Prozessen der jeweiligen Branche geprägt. Hier sind einige Beispiele, die verdeutlichen, wie Kosten-Nutzen-Analysen für RPA je nach Branche unterschiedlich ausfallen können.
Finanz- und Bankwesen
Im Finanzsektor liegt der Fokus auf der Bearbeitung großer Transaktionsvolumina und der Reduzierung von Fehlern. Typische Einsatzgebiete von RPA sind die Dateneingabe, Kontenabstimmungen und Kreditprüfungen. Beispielsweise können in der privaten Kreditvergabe manuelle Tätigkeiten bis zu 80 % der Arbeitszeit eines Kreditsachbearbeiters ausmachen. Mit RPA lassen sich diese Aufgaben nahezu vollständig automatisieren, insbesondere die Datenerfassung und -verifizierung.
Die Kosten-Nutzen-Analyse zeigt beeindruckende Ergebnisse: Der ROI liegt im ersten Jahr oft zwischen 30 % und 200 %. Bei einem Prozess, der monatlich 384 Stunden FTE-Arbeit erfordert, stehen jährliche Personalkosten von 192.000 € den Implementierungs- und Wartungskosten von 40.000 € im ersten Jahr gegenüber. Das ergibt einen Netto-ROI von 380 %. In den Folgejahren sinken die Wartungskosten auf 10.000 € pro Jahr, wodurch der kumulierte ROI nach fünf Jahren auf 1.100 % steigt.
"RPA takes the robot out of the human." – Lacity & Willcocks
Ein weiterer Vorteil: Die automatische Erstellung von Audit-Trails erleichtert die Einhaltung komplexer Finanzvorschriften. Da Bots regelbasiert und fehlerfrei arbeiten, sind sie in der stark regulierten Finanzbranche unverzichtbar.
Fertigung
In der Fertigungsindustrie geht es vor allem darum, die Supply Chain und Produktionsplanung effizienter zu gestalten. RPA-Bots können Produktionspläne in Echtzeit erstellen, die Leistung von Lieferanten überwachen und Lagerbestände über verschiedene Standorte hinweg verwalten. Die Automatisierung von Dateneingaben sorgt für 100 % Genauigkeit und reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen um 32 %.
Ein einzelner RPA-Bot kann bei der Datenextraktion bis zu 65 Arbeitsstunden pro Woche einsparen. Bei Aufgaben wie der Datenaggregation sind Bots bis zu 12-mal schneller als Menschen. Zudem ermöglicht ihre 24/7-Verfügbarkeit eine flexible Reaktion auf saisonale Nachfragespitzen, ohne dass zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden.
RPA dient hier oft als Verbindung zwischen modernen ERP-Systemen und älteren Anwendungen, die keine modernen API-Schnittstellen unterstützen. Gerade in der Fertigungsbranche, wo Legacy-Systeme weit verbreitet sind, wird diese Funktion besonders geschätzt.
Gesundheitswesen
Im Gesundheitssektor konzentriert sich der Einsatz von RPA auf die Verarbeitung von Patientendaten und Compliance-Workflows. Hier stehen Risikomanagement, Audit-Transparenz und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben im Vordergrund. Bots übernehmen die Erfassung und Übertragung von Patientendaten zwischen verschiedenen Systemen, wodurch Fehler reduziert und die Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöht wird.
Die von Bots automatisch erstellten detaillierten Logs erleichtern Audits und gewährleisten eine lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte. Dies ist besonders wichtig in einer Branche, in der Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften oberste Priorität haben. Durch die Automatisierung wiederkehrender Verwaltungsaufgaben bleibt dem medizinischen Personal mehr Zeit für die direkte Patientenversorgung.
Branche | Häufige automatisierte Prozesse | Primäre CBA-Treiber |
Finanz & Bankwesen | Dateneingabe, Kontenabstimmung, Kreditprüfungen | Transaktionsgenauigkeit, ROI 30-200 %, TSTS-Kennzahlen |
Fertigung | Produktionsplanung, Lieferantenüberwachung, Bestandsverwaltung | Betriebseffizienz, 24/7-Verfügbarkeit, Skalierbarkeit |
Gesundheitswesen | Patientendatenverarbeitung, Compliance-Workflows | Risikomanagement, Audit-Transparenz, Datenschutz |
Häufige Herausforderungen und Best Practices
Die Kosten-Nutzen-Analyse für RPA-Projekte birgt einige Stolpersteine, die den Erfolg gefährden können. Ein häufiges Problem ist die übermäßige Abhängigkeit von subjektiven Einschätzungen, anstatt datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Viele Unternehmen unterschätzen die Gesamtkosten (TCO), indem sie lediglich Personalkosten und Automatisierungskosten einbeziehen, während Entwicklungs-, Investitions- und Betriebskosten oft unberücksichtigt bleiben. Eine Umfrage zeigt, dass 43 % der befragten Unternehmen erhebliche Schwierigkeiten haben, den ROI ihrer RPA-Projekte korrekt zu messen.
Übertrieben optimistische Prognosen vermeiden
Ein häufiger Fehler besteht darin, die finanziellen Vorteile zu überschätzen. Unrealistisch optimistische Best-Case-Szenarien führen zu einer schwachen Grundlage für den Business Case. Stattdessen sollten Prognosen auf detaillierten und verlässlichen Daten basieren. Dabei ist es sinnvoll, nicht nur direkte Einsparungen, sondern auch indirekte Vorteile wie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und weniger Fehler zu berücksichtigen. Tools wie Process Mining und Task Mining liefern objektive und präzise Einblicke in die tatsächliche Eignung von Prozessen – weit zuverlässiger als manuelle Schätzungen. Nach der sorgfältigen Analyse folgt der nächste logische Schritt: ein Proof of Concept.
Mit einem Proof of Concept (PoC) starten
Ein Proof of Concept (PoC) ist weit mehr als ein einfacher Testlauf. Es dient als interner Beweis dafür, dass die geplante Lösung machbar ist. Gleichzeitig schafft es Bewusstsein für das Projekt und prüft die technische sowie organisatorische Infrastruktur, bevor die vollständige Implementierung beginnt. Unternehmen, die einen klaren Business Case entwickeln, verzeichnen in der Regel eine höhere Erfolgsquote. Der PoC hilft dabei, sowohl technische als auch finanzielle Machbarkeiten zu bewerten und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Die Ergebnisse eines PoC sind greifbar und überzeugen Stakeholder oft mehr als theoretische Argumente.
Integration von RPA in bestehende Systeme
Nach einem erfolgreichen PoC folgt die Integration in bestehende Systeme. Der Vorteil von RPA liegt darin, dass es auf der Benutzeroberfläche (User Interface) operiert und keine tiefgreifenden Änderungen an bestehenden Legacy-Systemen erfordert. Diese "leichte" Integration reduziert zwar die anfänglichen Kosten, bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Änderungen an Benutzeroberflächen können zu Unterbrechungen oder unerwarteten Wartungskosten führen. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig IT-Experten einzubinden und ein Target Operating Model (TOM) zu entwickeln. Dieses Modell legt Standards für Governance, Organisation, Prozesse und Technologie fest.
Ein weiteres bewährtes Vorgehen ist die Einrichtung eines Center of Excellence (CoE). Dieses CoE koordiniert die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und der IT, um eine nachhaltige Skalierung der RPA-Lösungen zu gewährleisten. Durch klare Verantwortlichkeiten und ein solides TOM lassen sich unerwartete Kosten minimieren und eine stabile Grundlage für zukünftige Automatisierungsprojekte schaffen.
Wie makematiq bei der RPA-Kosten-Nutzen-Analyse unterstützen kann
Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse für RPA-Projekte verlangt mehr als nur technisches Fachwissen. makematiq vereint strategisches Denken, technologische Kompetenz und Change Management, um greifbare Ergebnisse zu erzielen. Der Ansatz basiert auf einem klar strukturierten vierstufigen Prozess: Ist-Analyse, Potenzialbewertung, strategische Planung sowie Implementierung und Erfolgskontrolle. Dabei wird die spezifische Organisationsstruktur und IT-Landschaft analysiert, um häufig wiederkehrende, regelbasierte Prozesse zu identifizieren. Im Folgenden werden die auf das Unternehmen zugeschnittenen Beratungsansätze von makematiq näher beleuchtet.
Individuelle RPA-Beratungsansätze
makematiq entwickelt maßgeschneiderte RPA-Strategien durch Workshops, Prototyping und strategische Roadmaps. Bereits in der Planungsphase wird festgelegt, welche Entwicklungsstruktur am besten zur Unternehmensorganisation passt – eine Entscheidung, die die Gesamtkosten und die Skalierbarkeit der Lösung maßgeblich beeinflusst. Durch die Verbindung von Business Model Modernization und IT-Architektur-Expertise entstehen Konzepte, die weit über den bloßen Einsatz von Technologie hinausgehen.
Faktenbasierte Entscheidungsgrundlagen
Mit digitalen Analysewerkzeugen wie Process Mining liefert makematiq objektive Daten, die die Effizienz von RPA-Bots belegen. Diese arbeiten 3- bis 4-mal schneller und erreichen durch ihren 24/7-Einsatz eine bis zu 20-fach höhere Kapazität. Dies führt zu durchschnittlichen Kosteneinsparungen von 59 %, einer Produktivitätssteigerung von 86 % und einer Qualitätsverbesserung von 90 %. makematiq geht dabei über klassische RPA-Anwendungen hinaus und integriert bei Bedarf AI, Machine Learning und Predictive Analytics, um komplexere Entscheidungsprozesse zu ermöglichen – ein Ansatz, der als RPA 2.0 oder Smart Process Automation bekannt ist.
Change-Management-Kompetenz
72 % der RPA-Nutzer setzen weiterhin auf ihre Mitarbeiter, anstatt sie vollständig durch Automatisierung zu ersetzen – die erfolgreiche Integration in die Organisation ist daher entscheidend. Auf Basis der bereits beschriebenen Methodik unterstützt makematiq Unternehmen dabei, diese Integration nachhaltig zu gestalten. Studien zeigen, dass bis zu 50 % der ersten RPA-Einführungen aufgrund fehlender methodischer Führung scheitern. makematiq begegnet diesem Risiko durch Upskilling-Programme, RPA-Akademien und Workshops zur kulturellen Transformation, die Mitarbeiter von monotonen Aufgaben zu anspruchsvolleren Tätigkeiten führen. Zusätzlich wird durch die Einrichtung eines Center of Excellence (CoE) ein Rahmen für Standards in den Bereichen Governance, Risikomanagement und Compliance geschaffen. Dieser umfassende Ansatz deckt alle fünf Dimensionen einer erfolgreichen RPA-Einführung ab: Organisation, Governance, Technologie, Prozesse und vor allem People & Culture.
Fazit
Eine durchdachte RPA-Kosten-Nutzen-Analyse ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der während des gesamten Projektverlaufs immer wieder angepasst werden muss. Viele Unternehmen können bereits positive Erfahrungen mit RPA vorweisen, doch oft scheitern erste Implementierungen an fehlender Methodik. Der Unterschied? Eine strukturierte Vorgehensweise – von der sorgfältigen Auswahl geeigneter Prozesse über realistische Kostenschätzungen bis hin zur Skalierung mithilfe eines Center of Excellence. Diese Schritte bilden die Grundlage für umsetzbare Strategien.
Erfolgreiche RPA-Projekte basieren auf realistischen Annahmen, nicht auf überzogenen Erwartungen. Es reicht nicht, lediglich Gehaltsvergleiche anzustellen; vielmehr müssen alle relevanten Kostentreiber berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollten qualitative Vorteile wie eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und eine niedrigere Fehlerquote nicht übersehen werden – auch wenn es für viele Unternehmen herausfordernd ist, den ROI exakt zu messen. Solche fundierten Annahmen schaffen die Basis für spezialisierte Beratungsansätze.
Makematiq bietet auf diesen präzisen Analysen und bewährten Best Practices aufbauend maßgeschneiderte Methoden, die den gesamten Transformationsprozess begleiten. Mit faktenbasierten Entscheidungsgrundlagen, umfassendem Change-Management und einer ganzheitlichen Strategie werden alle fünf Dimensionen einer erfolgreichen RPA-Einführung abgedeckt: Organisation, Governance, Technologie, Prozesse sowie People & Culture.
Wesentlich für den Erfolg ist die frühzeitige Einbindung aller Stakeholder – vom Management über die IT-Abteilung bis hin zu den betroffenen Mitarbeitenden. Ein Proof of Concept hilft, die technische und finanzielle Machbarkeit zu überprüfen, bevor größere Investitionen erfolgen. Effektive RPA-Lösungen schaffen Raum für anspruchsvollere Aufgaben, indem sie Ressourcen freisetzen und die Arbeitsbelastung reduzieren.
Mit der richtigen Strategie und professioneller Unterstützung können Unternehmen nicht nur typische Stolpersteine umgehen, sondern auch greifbare Ergebnisse erzielen. Eine strukturierte RPA-Kosten-Nutzen-Analyse ist eine Investition, die sich langfristig auszahlt.
FAQs
Wie berechnet man den ROI eines RPA-Projekts effektiv?
Der ROI eines RPA-Projekts lässt sich am effektivsten mit einem klar strukturierten Ansatz berechnen, der sowohl die erwarteten Einsparungen als auch die Investitionskosten einbezieht. Vor der Einführung sollte ein detaillierter Business-Case erstellt werden. Dieser sollte die aktuellen Prozesskosten wie die Anzahl der Vollzeitäquivalente (FTE), das durchschnittliche Gehalt und den Zeitaufwand erfassen. Gleichzeitig müssen die geplanten Kosten für die Entwicklung, Wartung und den Betrieb der Bots berücksichtigt werden. Auf dieser Grundlage lassen sich potenzielle Einsparungen – etwa eine 30%ige Reduktion der Arbeitszeit – in konkreten Geldwerten ausdrücken.
Die Berechnung erfolgt klassisch mit der ROI-Formel:
[ \text{ROI} = \frac{\text{Netto-Nutzen (Einsparungen – Kosten)}}{\text{Gesamtinvestition}} \times 100% ]
Nach der Einführung der Automatisierung sollte der ROI regelmäßig überprüft werden. Hierbei werden die tatsächlichen Einsparungen, Durchlaufzeiten und Fehlerraten mit den ursprünglich geplanten Werten verglichen. Außerdem lohnt es sich, qualitative Vorteile wie eine höhere Kundenzufriedenheit oder weniger Fehler in die Bewertung einzubeziehen, um den gesamten Nutzen der Automatisierung abzubilden. Mit diesem systematischen Ansatz wird der wirtschaftliche Erfolg von RPA nicht nur greifbar, sondern auch transparent nachvollziehbar.
Welche Prozesse lassen sich am besten mit RPA automatisieren?
Robotic Process Automation (RPA) bietet sich hervorragend für Aufgaben an, die sich durch wiederkehrende Abläufe, klare Geschäftsregeln und strukturierte Eingabedaten auszeichnen. Besonders bei Prozessen mit hohem Transaktionsvolumen und einer geringen Ausnahmequote spielt RPA seine Stärken aus. Dazu gehören beispielsweise Tätigkeiten im Finanz- und Rechnungswesen wie Rechnungsbearbeitung oder Kontenabstimmungen, Kunden-Onboarding, Datenverarbeitung und Berichterstellung, Bestell- und Lieferkettenmanagement sowie die Bearbeitung von IT-Service-Desk-Tickets.
Ein großer Vorteil von RPA liegt darin, dass Prozesse, die über Benutzeroberflächen ausgeführt werden und keine tiefgreifenden Änderungen in den IT-Systemen erfordern, schnell und kosteneffizient automatisiert werden können. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, ist es entscheidend, die besten Automatisierungsmöglichkeiten gezielt zu identifizieren. makematiq unterstützt diesen Prozess mit fundierten Kosten-Nutzen-Analysen und hilft Unternehmen dabei, den größtmöglichen Mehrwert aus ihren RPA-Initiativen zu ziehen.
Wie berechnet man die Amortisationszeit für RPA-Investitionen realistisch?
Die Amortisationszeit – also der Zeitraum, bis eine RPA-Investition ihre Kosten deckt – wird berechnet, indem man die initialen Investitionskosten (z. B. Entwicklung, Schulung, Einrichtung) durch den jährlichen Netto-Nutzen teilt. Dieser Netto-Nutzen ergibt sich aus den Einsparungen, abzüglich der laufenden Wartungs- und Lizenzkosten. Das Ergebnis zeigt, wie viele Jahre oder Monate benötigt werden, um die Investition auszugleichen.
Um eine präzise Schätzung zu erstellen, sollten folgende Schritte beachtet werden:
Prozessdaten erfassen: Sammeln Sie Daten zu den betroffenen Prozessen, wie der eingesparten Arbeitszeit (FTE × % Zeit) und dem durchschnittlichen Bruttogehalt inklusive Sozialabgaben.
Kosten berechnen: Addieren Sie die einmaligen Entwicklungskosten sowie die jährlichen Wartungs- und Lizenzkosten.
Netto-Nutzen bestimmen: Berechnen Sie die Arbeitszeitersparnis in Euro und ziehen Sie die laufenden Kosten ab.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Ein Bot kostet in der Entwicklung € 25.000, mit jährlichen Wartungskosten von € 5.000. Durch die Automatisierung werden 30 % einer FTE-Stelle eingespart, wobei das jährliche Gehalt (inklusive Sozialabgaben) € 60.000 beträgt. Das bedeutet Einsparungen von € 18.000 pro Jahr (1 FTE × 30 % × € 60.000). Nach Abzug der Wartungskosten bleibt ein Netto-Nutzen von € 13.000 (€ 18.000 – € 5.000). Daraus ergibt sich eine Amortisationszeit von € 25.000 / € 13.000 ≈ 1,9 Jahre (etwa 23 Monate).
Mit dieser Methode können Sie die Amortisationszeit Ihrer RPA-Investitionen klar und nachvollziehbar berechnen. makematiq unterstützt Sie dabei, die notwendigen Daten zu erfassen und den ROI transparent darzustellen.
